Aufgaben innerhalb des FSRs

Aufgaben des FSR Vorsitzes

Direkt:

    • Sitzung leiten
    • Sitzungseinladung schreiben
    • Aufgabenverteilung, Fristsetzung
    • Richtigkeit der Protokolle kontrollieren, Weiterleitung an den StuRa
    • Beurteilungen für ehemalige Mitglieder schreiben
    • Einladung zur konstituierenden Sitzung

Indirekt:

    • Überblick über anstehende Veranstaltungen behalten
    • Überblick über die verteilten Aufgaben, Nachhaken damit diese fristgerecht erfüllt werden
    • Wenn keiner Zeit hat, erledigt der Vorsitz die Aufgaben

Überblick über ein Gremienjahr:

    • Veranstaltungen: Sommerfest, Nawi-Cup, Schüleruni, Nacht der Wissenschaften, Campustage, Erstigrillen auf der Reichen Zeche, Erstigrillen aller Fakultäten, Gassenfest, interaktiver Adventskalender, Barbarafeier, Neujahrsbowling, Semesterauftaktgrillen
    • Sonstiges: Inventur (Oktober und Mai), Geo-Set-Bestellung (Hammer, Lupen, Feldbücher, Salzsäure im September), StuRa-Sitzungen besuchen, Wahlen (Senat im Dezember und FSRs im Mai)

 

Aufgaben des Stellvertreters

    • Springt ein, wenn der Vorsitzende nicht da ist
    • Stand der Festplatte prüfen (regelmäßige Datensicherung)
    • Protokollant
    • Hält dem Vorsitz mit der Übernahme von Kleinigkeiten den Rücken frei

 

Aufgaben der Finanzer

    • Überwachung und Verwaltung der finanziellen Ein- und Ausgänge
    • Erstellen von Finanzanträgen, Honorarverträgen, Kassenauszahlungsanordnungen und Dienstreiseantrag
    • Finanzielle Absicherung von Veranstaltungen
    • Verwaltung der Gelder vor/während/nach Veranstaltungen
    • Verwaltung von Spendeneingängen
    • digitale und analoge Erfassung von Einnahmen und Ausgaben im GnuCash und im Finanzordner
    • Erstellung von Haushaltsplan und Nachtragshaushalt
    • regelmäßige Report an Finanzer des Sturas und Klärung etwaiger Sachverhalte
    • bei Finanzanträge mit höheren Geldbeträgen ist ein Besuch in der entsprechenden Stura-Sitzung nötig, um evtl. aufkommende Fragen beantworten zu können
    • Einhaltung der Finanzordnung des Sturas
    • Verwaltung der Inventarliste

 

Aufgaben der Öffentlichkeitsarbeit

    • E-Mailverkehr mit Studierenden, Professoren, …
    • Verfassen der Unirundmails
    • Blogeinträge auf Webseite des FSR veröffentlichen
    • Weiterleiten von Infos über Stellenangebote/Exkursionen … an die Studierenden
    • Sponsoranfragen bei Unternehmen für Werbematerial/Unterstützung bei Events schreiben
    • Druck von Werbematerialien (z.B. Plakate für Events)
    • Design von Plakaten für Events

 

Aufgaben des Eventteams

Das Eventteam besteht als einziger Teil aus 3 Leuten des FSR und ist für die Planung und Organisation der verschiedenen Events (Partys, Grillen, etc) verantwortlich.

Hierzu gehören:

    • Datum überlegen (Absprache mit FSR, anderen Veranstaltungen, Location, …)
    • Überblick machen, was zu organisieren ist
    • (Security, Musik (Band, DJ, Technik), Helfer, Grill, Eintrittskarten, Werbung, Fahrdienst, …)
    • Einschätzung der Menge an Essen und Getränken (durch das Vergleichen mit den Mengen aus den letzten Jahren) und das bestellen dieser
    • Aufstellung eines Finanzplanes, um den Finanzern einen Überblick zu geben, wie hoch die Kosten der Veranstaltung in etwa werden
    • Ablauf des Abends planen
    • (Schichten einteilen, Aufbau, Abbau, Helfer suchen, Lieferung von Getränken, Essen, …)
    • Tag der Veranstaltung: einkaufen, Aufbau, Lieferung annehmen, Überblick über Veranstaltung/Ablauf haben, …)
    • Nach den Veranstaltungen eine Auswertung erstellen
    • (was war gut, was war schlecht, was kann man verbessern, …)

Das Eventteam hat viel Kontakt, per Mail oder telefonisch, zu verschiedenen Leuten innerhalb und außerhalb der Uni, damit alles organisiert werden kann und ist somit erster Ansprechpartner und Organisator.